Integritetspolicy

Integritetspolicy

Active Solution Sverige AB:s Integritetspolicy beskriver hur och varför vi behandlar dina personuppgifter. För oss är det viktigt att du som potentiell eller aktuell kund eller samarbetspartner, potentiell medarbetare, eller besökare på någon av våra hemsidor m.m. får dina personuppgifter behandlade på ett säkert och korrekt sätt.

Active Solution Sverige AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Vi ser till att dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagar och förordningar för att säkerställa att de behandlas på ett tryggt och korrekt sätt.

  • Active Solution Sverige AB (556557-3895) Kammakargatan 9A 111 40 Stockholm.


    Om du har några funderingar eller frågor gällande denna Integritetspolicy eller hur vi behandlar dina personuppgifter, kontakta oss via e-post via info@activesolution.se

  • Nedan följer väsentliga begrepp och definitioner som används i denna policy.

    Behandling

    Åtgärd eller kombination av åtgärder som gäller personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter. Behandling av personuppgifter kan tillexempel utgöras av insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

    Berättigat intresse

    När den personuppgiftsansvariges intresse att utföra behandlingen av personuppgifter väger tyngre än de registrerades intressen och grundläggande rättigheter och friheter anses intresset vara berättigat.

    Känsliga personuppgifter

    Personuppgifter som på grund av sin karaktär anses särskilt känsliga och därmed berättigar ett starkare skydd. Exempel på sådana uppgifter är till exempel hälsouppgifter, uppgifter om etniskt ursprung, politiska åsikter eller religion.

    Personuppgift

    All information som gäller en identifierad eller identifierbar fysisk person.

    Lagring

    Hur länge den personuppgiftsansvarige sparar personuppgifterna.

    Personuppgiftsansvarig

    Fysisk eller juridisk person, myndighet eller annat subjekt som har ansvaret att bestämma ändamål och medlen för personuppgiftsbehandlingen.

    Personuppgiftsbiträde

    Fysisk eller juridisk person, myndighet eller annat subjekt som har fått i uppdrag att helt eller delvis behandla personuppgift i enlighet med instruktioner från den som är personuppgiftsansvarig och för dennes räkning.

    Personuppgiftsbiträdesavtal‍

    Avtal mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde som syftar till att hantera ansvarsfrågor och säkerställa att parterna följer GDPR under avtalsperioden.

    Registrerad‍

    Den person (individ) vars personuppgift behandlas.

    Rättslig grund

    Giltigt skäl som krävs enligt GDPR för att behandla personuppgifter; samtycke, fullgörande av avtal, rättslig skyldighet, skydda grundläggande intresse, myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse samt Intresseavvägning.

    Tredjelandsöverföring‍

    När en personuppgift överförs till ett tredje land, det vill säga utanför EU/EES.

Vilken information samlar vi in och varför?

  • Vi sparar personuppgifter om den ansvariga kontaktpersonen hos kunden för att ha möjlighet att kommunicera samt upprätthålla affärsrelationen. Detsamma gäller för en potentiell kund, som vi eventuellt kommer att ingå i en kundrelation med.

    Uppgifter som sparas är exempelvis ditt namn (som kundkontakt), din e-post, din titel, ditt telefonnummer samt företagets namn. Uppgifter kan också vara annan beställarinformation, kommunikation eller information kopplat till visst uppdrag.

    Varför samlar vi in denna information?

    Vi samlar in denna information för att kunna upprätthålla vår professionella relation med kunder och potentiella kunder, samt för att följa lagstiftning som uppställer krav på att behandla personuppgifter, exempelvis avseende bokföring och arkivering.

  • Du som söker en tjänst hos Active Solution kommer i och med ansökan att delge oss information om dig som vi behöver för att kommunicera med dig gällande tjänsten och rekryteringsprocessen. Detta inkluderar bland annat namn, adress, telefonnummer, CV, utbildningsmeriter, tidigare anställningar och delar av den konversation vi haft tillsammans.

    Vi använder systemstödet Teamtailor i vår rekrytering och om du besöker vår “karriärsida” så loggas även uppgifter om din enhet och din aktivitet på webbplatsen.

    Varför samlar vi in denna information?

    Vi samlar in dina personuppgifter för att kunna inkludera dig i en rekryteringsprocess och eventuellt ingå ett anställningsavtal med dig.

  • Om du är leverantör till oss på Active Solution så behandlar vi enbart de personuppgifter som behövs för att upprätthålla en affärsrelation till er. Vi behandlar personuppgifter om den ansvariga kontaktpersonen (eller andra kontaktpersoner) hos leverantören för att upprätthålla kommunikationen. Uppgifter som sparas är exempelvis ditt namn, din titel, din e-post, ditt telefonnummer samt företagets namn.‍

    Varför samlar vi in denna information?

    Vi samlar in denna information för att kunna upprätthålla vår professionella relation med leverantörer.

  • Om du är underkonsult till Active Solution så behandlar vi bara personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra uppdraget/relationen eller för att utreda huruvida ett visst uppdrag kan vara aktuellt för dig som underkonsult. Vi behandlar personuppgifter såsom namn, adress, kontaktuppgifter, CV, eventuellt företagsnamn, organisationsnummer och kontonummer för betalning om du har en enskild firma samt start– och slutdatum för uppdrag och ersättning.‍

    Varför samlar vi in denna information?

    Vi samlar in denna information för att kunna upprätthålla och underlätta vår relation med dig som underkonsult och avseende uppdraget med slutkunden och för att kunna stötta dig vid exempelvis ett uppdrag samt för att betala ut ersättning.

  • Om du kontaktar Active Solution för annat än ovanstående kommer vi att samla in de personuppgifter om dig som du tillhandahåller oss. Det kan till exempel vara personuppgifter avseende referenser i rekryteringsprocess och individer i vårt nätverk, mediakontakter och branschkollegor. Vi behandlar även dina personuppgifter när du exempelvis anmäler dig för ett webinar/event, tar kontakt med oss via vår webbplats. Denna information sparas inte längre än för att upprätthålla syftet med behandlingen.

    Varför samlar vi in denna information?

    Även om det är svårt att täcka alla situationer där kontakt med Active Solution kan ske, så sker en behandling av personuppgifter för att upprätthålla nödvändigeller önskad kontakt.

Hur länge lagrar vi informationen om dig?

  • Personuppgifter om den specifika kundkontakten hos en kund sparas hos Active Solution under den tid en professionell relation behöver upprätthållas och i enlighet med tillämplig bokföringslag (7 år).

    Personuppgifter som rör potentiella kunder eller underkonsulter sparas så länge det finns ett ändamålsenligt syfte med behandlingen.

  • Personuppgifter från rekryteringsprocesser sparas i enlighet med tillämplig diskrimineringslag.

    Om du är en “Connectad Kandidat” (endast) via karriärsidan sparar vi dina personuppgifter så länge du är connectad med oss.

    För andra typer av Kandidater sparar vi dina relevanta personuppgifter för att avgöra om du är en lämplig kandidat för den/de relevanta tjänsterna hos oss. Eller för att du bett oss intekontakta dig igen

  • Personuppgifter om den specifika kundkontakten hos en leverantör sparas under den tid en professionell relation behöver upprätthållas och i enlighet med tillämplig bokföringslag.

  • Personuppgifter från underkonsulter sparas under hela tiden ett avtalsförhållande råder samt i enlighet med vad som krävs enligt tillämpliga lagar, såsom diskrimineringslag och bokföringslag.

  • Uppgifter som Active Solution behandlar i andra ärenden sparas endast så länge syftet och ändamålet med personuppgiftsbehandlingen kräver det och raderas därefter.

Vilka kan vi komma att dela din information med?

  • Personuppgifter från kundrelationer behandlas internt hos Active Solution.

    Personuppgifter från kunder/potentiella kunder kan komma att delas med tredjeparter som anlitas för att utföra tjänster för vår räkning när det krävs för att administrera vår professionella relation med dig som kund och/eller potentiell kund (t.ex. avseende tekniska och administrativa tjänster).

    Vi kommer innan delning av personuppgifter säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats som ger adekvata skyddsnivåer för dina personuppgifter.

    Våra tredjepartsleverantörer är genom tillämpliga avtal förhindrade att använda dina personuppgifter för sina egna syften.‍

  • Personuppgifter från en rekryteringsprocess behandlas internt hos Active Solution. Om vi använder oss av en rekryteringsbyrå eller ett rekryteringsverktyg i processen, så delas dina uppgifter med dem. De delas även med Teamtailor som levererar vårt systemstöd för rekrytering.

    Dina uppgifter kan också komma att delas med tredje part/myndigheter och offentliga organ när Active Solution är skyldiga enligt lag att dela med oss av uppgifterna.

  • Personuppgifter från leverantörer kan komma att delas med tredje parter som anlitas för att utföra tjänster för vår räkning när det krävs för att administrera vår professionella relation med dig som leverantör (t.ex. fakturahantering).

    Vi kommer innan delning av personuppgifter säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats som ger adekvata skyddsnivåer för dina personuppgifter.

    Våra tredjepartsleverantörer är genom tillämpliga avtal förhindrade att använda dina personuppgifter för sina egna syften.

  • Personuppgifter från underkonsulter behandlas internt hos Active Solution.

    Personuppgifter från underkonsulter kan komma att delas med våra kunder för att du som underkonsult ska kunna fullgöra ditt uppdrag hos Active Solutions kunder och där få tillgång till bland annat IT-system och fysiska kontor, samt vid eventuella säkerhetskontroller.

    Personuppgifter från underkonsulter kan komma att delas med tredje parter som anlitas för att utföra tjänster för vår räkning när det krävs för att administrera vår professionella relation med dig som underkonsult (t.ex. fakturahantering). Vi kommer innan delning av personuppgifter säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats som ger adekvata skyddsnivåer för dina personuppgifter.

    Våra tredjepartsleverantörer är genom tillämpliga avtal förhindrade att använda dina personuppgifter för sina egna syften.

    Dina uppgifter kan också komma att delas med tredje part om Active Solution är skyldiga att göra så enligt lag.‍

  • Personuppgifter från andra ärenden behandlas internt hos Active Solution. Är det personuppgifter som härrör från personliga kontakter, så delas inte dessa med någon. Är det personuppgifter som kommer ifrån från kontakt där man representerar en verksamhet, så kan dessa uppgifter komma att delas inom Active Solutions professionella nätverk.‍

  • I samband med olika former av marknadsföringsaktiviteter kan vi komma att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel vara när vi håller olika events, gör pressutskick eller skickar nyhetsbrev.

    De personuppgifter vi kan komma att behandla är exempelvis kontaktuppgifter, fotografier eller inspelat material. För det senare ges information vid respektive inspelningstillfälle.

  • Vi kan i förekommande fall dela dina personuppgifter till tredje part såsom våra leverantörer, myndigheter eller andra som vi samarbetar med om det är nödvändigt inom ramen för behandlingen av dina personuppgifter. När det krävs utifrån GDPR, ingår vi även personuppgiftsbiträdesavtal med respektive personuppgiftsbiträde i syfte att förhindra att biträdet enbart använder dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och att biträdet inte använder dina personuppgifter för sina egna syften.

    Vid överföringar av personuppgifter utanför EES ser vi alltid till att organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder samt avtalsmässiga villkor är i linje med tillämplig lagstiftning, rekommendation och praxis från EU och nationella myndigheter. Vi kommer innan eventuell delning av personuppgifter säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats som ger adekvata skyddsnivåer för dina personuppgifter.

Detaljerade information om hanteringen av personuppgifter

Se nedan för mer detaljerad information om hur vi huvudsakligen hanterar personuppgifter inom Active Solution, ändamålet, rättslig grund och hur länge vi sparar respektive personuppgift.

  • Personuppgift:

    • Beställningsuppgifter

    • Kontaktuppgifter

    • Kommunikation

    • Identifikationsuppgifter, betalningsinformation m.m.

    Rättslig grund enligt GDPR

    • Fullgörande av avtal (art. 6.1b GDPR)

    • Rättslig förpliktelse (art. 6.1c GDPR) vad gäller vissa arkivregler m.m.

    Hur länge sparar vi uppgifterna?

    • Så länge det är nödvändigt för att hantera uppdraget, därefter upp till 10 år baserat på rättsliga krav.description

  • Personuppgift:

    • Kontaktuppgifter

    • Kommunikation

    • CV, personligt brev och övrig kandidatinformation eller ansökningshandlingar

    Rättslig grund enligt GDPR

    • Vid kandidat-sourcing: Berättigat intresse (art. 6.1f GDPR)

    • Under och efter rekryterings-process: Fullgörande av avtal (art. 6.1b GDPR)

    Hur länge sparar vi uppgifterna?

    • Så änge det finns annledning i rekryteringsförfarande med hänsyn till diskrimineringslag

    • Vissa uppgifter kan komma att sparas så länge de anses vara aktuella för rekryteringsarbetet.

  • I samband med event, workshops, pressutskick m.m.

    Personuppgift:

    • Kontaktuppgifter

    • Fotografier eller inspelat material (information ges vid inspelningstillfälle)

    Rättslig grund enligt GDPR

    • Berättigat intresse (art. 6.1f GDPR)

    Hur länge sparar vi uppgifterna?

    • Så länge det är nödvändigt för den aktuella marknadsföringsåtgärden

  • Kontaktuppgifter

    • Kommunikation

    • CV, personligt brev och övrig kandidatinformation eller ansökningshandlingar

    • Foto och annan marknadsföringsinformation om underkonsulten

    • Identifikationsuppgifter och betalningsinformation m.m.

    Rättslig grund enligt GDPR

    • Marknadsföring av kandidat-profiler: Berättigat intresse (art. 6.1f GDPR)

    • Fullgörande av avtal (art. 6.1b GDPR) gällande förpliktelser mellan Active Solution och underkonsult

    • Rättslig förpliktelse (art. 6.1c GDPR) vad gäller vissa arkivregler m.m.

    Hur länge sparar vi uppgifterna?

    • Så länge det är nödvändigt för att hantera uppdraget, därefter upp till 10 år baserat på rättsliga krav.

  • I samband med olika former av marknadsföringsaktiviteter kan vi komma att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel vara när vi håller olika events, gör pressutskick eller skickar nyhetsbrev.

    De personuppgifter vi kan komma att behandla är exempelvis kontaktuppgifter, fotografier eller inspelat material. För det senare ges information vid respektive inspelningstillfälle.

  • Personuppgifter från andra ärenden behandlas internt hos Active Solution. Är det personuppgifter som härrör från personliga kontakter, så delas inte dessa med någon. Är det personuppgifter som härrör från kontakt där man representerar en verksamhet, så kan dessa uppgifter komma att delas inom Active Solutions professionella nätverk.‍

  • Vi kan i förekommande fall dela dina personuppgifter till tredje part såsom våra leverantörer, myndigheter eller andra som vi samarbetar med om det är nödvändigt inom ramen för behandlingen av dina personuppgifter. När det krävs utifrån GDPR, ingår vi även personuppgiftsbiträdesavtal med respektivepersonuppgiftsbiträde i syfte att förhindra att biträdet enbart använder dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och att biträdet inte använder dina personuppgifter för sina egna syften.

    Vid överföringar av personuppgifter utanför EES ser vi alltid till att organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder samt avtalsmässiga villkor är i linje med tillämplig lagstiftning, rekommendation och praxis från EU och nationella myndigheter. Vi kommer innan eventuell delning av personuppgifter säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats som ger adekvata skyddsnivåer för dina personuppgifter.

  • I de allra flesta fall sparas personuppgifter som vi behandlar om dig endast inom EU/EES.  Om vi delar med oss personuppgifter om dig som hanteras utanför EU/EES-området säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med GDPR (artikel 44-50), antingen genom att se till att behandlingen sker i land som EU-kommissionen beslutat har adekvat skyddsnivå eller genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder inom Active Solution.

    Om du vill ha mer information om hur överföringen till tredje land sker eller vilka skyddsåtgärder vi har vidtagit för att skydda dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges i överst i denna policy.

  • Active Solution jobbar aktivt med att skydda alla personuppgifter vi behandlar. Vi jobbar med både organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att se till att personuppgifter vi behandlar hos oss tas hand om på ett tryggt och säkert sätt. Vi jobbar kontinuerligt med integritetsskyddsfrågor på Active Solution för att försäkra oss om att våra organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder är aktuella och relevanta för att skydda personuppgifter.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har den vars personuppgifter behandlas (den registrerade) flertalet rättigheter. Vill du utöva någon av dina rättigheter? Se fliken ”Utöva dina rättigheter” nedan.

  • Du har rätt att få information av oss när vi behandlar dina personuppgifter i samband med insamlandet eller annars när du som registrerad begär att få information.

    Informationen som lämnas till dig ska bland annat innehålla upplysning om för vilka ändamål personuppgifter kommer att behandlas, den lagliga grunden för behandlingen, lagringstid, vem som kommer ta del av personuppgifterna, hur de delas (om aktuellt), hur du kan lämna klagomål m.m. (läs mer nedan eller på imy.se).

  • Du har rätt att vända dig till oss för att få veta om och hur dina personuppgifter behandlas inom Active Solution.

    Om dina personuppgifter behandlas hos oss, har du rätt att få en kopia på uppgifterna (med vissa undantag) och uppgift upplysning med närmare information om hur dina personuppgifter hanteras av oss (i ett s.k. registerutdrag).

  • Du kan när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter om denna behandling baserats på vårt berättigade intresse eller återkalla ett samtycke som du tidigare lämnat.

  • Du har i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter raderas helt. Vissa undantag finns när vi inte kan tillgodose en sådan förfrågan, till exempel om vi har en rättslig skyldighet att spara uppgifterna.

    Om du vill göra en sådan begäran gör vi en särskild bedömning för personuppgiftshanteringen i ditt fall och motiverar om vi eventuellt inte kan radera någon information.

  • Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig uppdaterade.

  • Du har när som helst rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring (nyhetsbrev och liknande). Du har även rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas när den rättsliga grunden för behandlingen utgörs aven intresseavvägning.

    Om du vill göra en sådan invändning kommer vi att göra en särskild bedömning utifrån ditt intresse i relation till vårt intresse att behandla dina personuppgifter för det specifika ändamålet.

  • Du har i den mån du lämnat ditt samtycke eller behandlingen grundar sig på en avtalsrelation med oss, och förutsatt att det är tekniskt möjligt för oss, rätt att få dina personuppgifter i ett format som gör det möjligt att flytta över det till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet).

Utöva dina rättigheter

Vill du utöva någon av dina rättigheter? Du är alltid välkommen att kontakt oss för att få hjälp eller mer information. Active Solution hanterar alla förfrågningar gällande rättigheter på ett skyndsamt och lagenligt sätt. Du kan antingen posta din förfrågan till vår adress:

Active Solution Sverige AB 
Kammakargatan 9A
111 40 Stockholm

Eller mejla oss på info@activesolution.se

Rätt att lämna klagomål

Om du upplever att Active Solution hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt eller olagligt sätt så har du rätt att anmäla detta till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Vill du läsa mer om dina rättigheter kan du göra det på IMY:s hemsida